1. Khái niệm về tài liệu điện tử và văn bản điện tử
Tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.

Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

 
2. Đặc điểm của tài liệu điện tử
Tài liệu điện tử được tạo lập trong các cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý tài liệu để phục vụ việc sử dụng của cá nhân, cơ quan, tổ chức, xã hội và phụ thuộc vào các nhân tố: Quy định của pháp luật; nguồn gốc hình thành từ cơ quan, tổ chức, cá nhân; quy trình công việc, thủ tục hành chính; đặc điểm của tài liệu; công nghệ và vật mang tin.
 
Đặc điểm của tài liệu điện tử được tạo lập phải bảo đảm hình thức xác định, nội dung chính xác và tin cậy, được lưu giữ, bảo quản ở dạng xác thực trong thời hạn nhất định hoặc lâu dài:
 
- Về đặc điểm tin cậy, chính xác của tài liệu điện tử: Đặc điểm này chỉ tính chất đáng tin cậy của tài liệu điện tử về mặt hình thức và nội dung: Có hình thức định dạng hoàn chỉnh và không bị sửa đổi; có nội dung không thay đổi được; có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua sự phân loại theo các nguyên tắc phân loại.
 
- Về đặc điểm xác thực của tài liệu điện tử: Đặc điểm này chỉ khả năng hay hiện thực của tài liệu có thể làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt động thực tiễn: Có một bối cảnh hành chính; có tác giả, địa chỉ và người tạo lập ra; có một sự việc mà tài liệu điện tử có liên quan hoặc hỗ trợ về mặt thủ tục hay là một bộ phận của quá trình ra quyết định. Đặc điểm xác thực của tài liệu điện tử gồm hai nhân tố là sự đồng nhất và sự toàn vẹn:
 
+ Về sự đồng nhất của tài liệu điện tử: đây là các thuộc tính làm cho tài liệu có tính chất độc đáo và phân biệt với tài liệu khác, gồm: Tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu (tên của những người có liên quan trong quá trình hình thành ra tài liệu: tác giả, người nhận, người soạn thảo); thời gian, địa điểm hình thành tài liệu và truyền đạt tài liệu; hình thức của tài liệu, ý nghĩa và ký hiệu về vấn đề hoặc sự việc, sự kiện mà tài liệu tham gia; sự thể hiện mối quan hệ của tài liệu với các tài liệu khác; ký hiệu về những tài liệu kèm theo…
 
+ Về sự toàn vẹn của tài liệu điện tử: Một tài liệu có sự toàn vẹn nếu nó được giữ nguyên vẹn và không bị sửa đổi, nếu như những nội dung của tài liệu cần được truyền đạt để đạt được mục đích của nó mà không bị sửa đổi, thì tài liệu được xác định có sự toàn vẹn. Sự toàn vẹn có thể được thể hiện trong các ngữ cảnh về chính trị, lịch sử, ở hình thức bề ngoài của tài liệu mang tính toàn diện và tổng hợp, trong tính hệ thống thông tin, chức năng của tài liệu. Sự toàn vẹn có mức độ tương đối hoặc mức độ hoàn toàn trong thực tế tồn tại của tài liệu điện tử; tài liệu tồn tại như nó đã được tạo lập ra thì có mức độ toàn vẹn hoàn toàn hay toàn vẹn tuyệt đối; nếu tài liệu có qua một số thay đổi thì không thể cho rằng nó tồn tại như đã được tạo lập ra ban đầu, do đó nó có mức độ toàn vẹn tương đối hay cho phép sai số theo quy định (là các sai số cho phép theo tỷ lệ % của độ chính xác tương ứng giữa tài liệu tạo lập ban đầu và tài liệu đang tồn tại trong thực tế) trong quá trình tạo lập.
 
3. Tiêu đề thư mục và tiêu đề tập tin tài liệu điện tử
a) Về tiêu đề tập tin tài liệu điện tử:
Các tập tin tài liệu điện tử có thể là tài liệu điện tử trực tiếp được hình thành ban đầu và được xử lý tiếp tục bằng các phần mềm tương ứng, hoặc là bản số hóa của các tài liệu giấy và được khai thác bằng các phần mềm xử lý tài liệu điện tử phổ biến.
 
Việc đặt tiêu đề tài liệu điện tử phù hợp có ý nghĩa quan trọng: Giúp cán bộ, công chức, viên chức quản lý, tra cứu tài liệu điện tử hiệu quả; cần thiết trong việc lập hồ sơ điện tử, quản lý hồ sơ điện tử, kiểm tra hồ sơ điện tử trước khi giao nộp vào lưu trữ điện tử tại cơ quan, đặc biệt đối với các cơ quan sử dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành; giúp tránh xung đột tên tài liệu điện tử, thất lạc hay mất mát tài liệu.
 
Tiêu đề (tên) tập tin tài liệu điện tử phụ thuộc các nhân tố như:  qui ước về tiêu đề tập tin tùy theo hệ điều hành; độ dài của tên tập tin tùy thuộc vào hệ thống tập tin; một số ký tự không được dùng cho tên tập tin tùy thuộc vào hệ thống tập tin và hệ điều hành.
 
Tiêu đề tập tin thông thường bao gồm hai phần là phần tên và phần mở rộng (phần đuôi); tuy nhiên, tiêu đề của một tập tin không nhất thiết phải có phần mở rộng. Ví dụ, Tai lieu.docx hoặc Tai lieu.
 
Tiêu đề của tài liệu điện tử phải có sự phù hợp tiêu đề thư mục, có sự gắn kết với tiêu đề của hồ sơ đang được lưu giữ trên nền giấy trong cơ quan, tổ chức. Và khi đặt đặt tiêu đề tập tin tài liệu điện tử, có thể tham khảo một số nội dung như sau:
 
- Tiêu đề tập tin tài liệu điện tử có ý nghĩa và độ dài phù hợp, không viết tắt từ ngữ không phổ biến, số và ký hiệu không thông dụng;
 
- Khi đặt tên tập tin tài liệu điện tử có thể tránh sự lặp lại từ ngữ không cần thiết;
 
- Có thể sử dụng chữ in hoa để phân biệt giữa các từ ngữ, tránh sử dụng các ký tự đặc biệt  ( / \ : * ? " < > $) hoặc gạch dưới ( _ ) trong tiêu đề tập tin;
 
- Nếu tiêu đề tài liệu điện tử có các con số thì phải đặt chúng là một số có hai (hoặc ba) chữ số, trừ khi chữ số đó chỉ một năm;
 
- Nếu sử dụng ngày (DD), tháng (MM), năm (YYYY) trong tiêu đề tài liệu điện tử thì sử dụng 4 chữ số cho các năm, 2 chữ số cho các tháng và 2 chữ số cho các ngày. Nếu ngày, tháng, năm ở đầu tiêu đề thì ấn định năm đứng trước, tháng và ngày đứng sau ( YYYY MM DD). Nếu ngày, tháng, năm ở cuối tiêu đề thì ấn định ngày và tháng đứng trước, năm đứng sau (DD MM YYYY);
 
- Tránh sử dụng những từ phổ biến như "dự thảo" hay "thư", hoặc "bản cuối", hoặc "bản sửa", "sửa" vào vị trí bắt đầu của tên tài liệu điện tử;
 
- Thứ tự các yếu tố trong tên của tài liệu điện tử điện tử được đặt theo cách thích hợp nhất để tìm được tài liệu điện tử;
 
- Khi đặt tên tập tin cần chú ý đến tính kiểm soát các phiên bản:
 
Nếu tài liệu ban đầu là một dự thảo, sau đó thì dự thảo đã được góp ý và kết thúc với dự thảo cuối cùng. Để phân biệt các bản thảo này, cần cung cấp cho mỗi bản một con số riêng bao gồm 02 hoặc 03 chữ số, hoặc bổ sung ngày, tháng (hoặc cả năm) điều chỉnh dự thảo vào cuối tiêu đề. Tài liệu điện tử gần đây nhất sẽ xuất hiện cuối cùng, giúp người sử dụng dễ xác định và tiếp cận tài liệu điện tử điện tử. Sau mỗi bản thảo nên đặt ký hiệu "Du thao" hay "Ban cuoi" ở vị trí cuối cùng.
 
Nếu bản thân một bản dự thảo có những thay đổi nhỏ cần được theo dõi thì chúng ta có thể xác định phiên bản xen kẽ đó bằng cách thêm cho nó các con số, có thể là V01-1, V01-2, V02-1 hoặc 01, 02.
 
b) Về tiêu đề tập tin thư mục chứa tài liệu điện tử:
Cấu trúc thư mục chứa tài liệu điện tử cần tương ứng với danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức để xác lập các mối liên hệ giữa các tài liệu giấy và các thành phần điện tử của hệ thống quản lý tài liệu của cơ quan, tổ chức. Cấu trúc thư mục chứa tài liệu điện tử được phân định theo vấn đề, sự việc, hoạt động, lĩnh vực từ chung tới riêng. Cấu trúc thư mục không nên sử dụng quá 05 bậc. Ví dụ, cấu trúc C://My Documents/Phong A/Nguyen Van A/Ho so viec/Tai lieu.docx là tìm kiếm thuận lợi hơn so với C://My Documents/Phong B/ Nguyen Van B/Nam 2014/Ho so viec/To trinh va Cong van/Tai lieu.docx.
 
Nếu sử dụng ngày tháng trong tiêu đề thư mục thì nên sử dụng 2 chữ số cho các ngày và 2 chữ số cho các tháng, 4 chữ số cho các năm, ấn định ngày, tháng đứng trước và năm đứng sau (DD MM YYYY). Có thể tham khảo một số loại tiêu đề như sau:
 
- Tên loại việc (gắn với tên loại văn bản) - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các thư mục là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.
 
Ví dụ: Chuong trinh cong tac nam 2014 cua Dai Truyen hinh Viet Nam
 
- Tên loại việc (gắn với tên loại văn bản) - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các thư mục là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề.
 
Ví dụ: Chuong trinh cua Bo Noi vu ve thuc hien cai cach hanh chinh cong nam 2014
 
- Tên loại việc (gắn với tên loại văn bản) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các thư mục là văn bản đi của cơ quan.
 
Ví dụ: Cong van quy I nam 2014 cua Tong cuc Thue
 
- Hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với thư mục hội nghị, hội thảo.
 
Ví dụ: Hoi nghi tong ket cong tac nam 2013 cua Tong Cong ty Buu chinh Vien thong Viet Nam
 
- Vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại công việc cụ thể (hoặc chưa có tên gọi gắn với tên loại văn bản).
 
Ví dụ Liên hoan Truyen hinh toan quoc do Dai THVN to chuc tai TP Ha Long tu 10 den 16 01 2005
 
- Nhân sự - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự
 
Ví dụ: Cong chuc Nguyen Van A.
 
Trên đây là nội dung giới thiệu một số đặc điểm, tiêu đề thư mục và tập tin của tài liệu điện tử. Rất mong nhận được ý kiến của bạn đọc./.