TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

1

Hoạch định hoạt động đánh giá

Căn cứ tình hình hoạt động chung của Sở, tình trạng và tầm quan trọng của các hoạt động, lĩnh vực đánh giá và kết quả đánh giá trước đó, Ban chỉ đạo tiến hành lập kế hoạch đánh giá định kỳ hoặc đột xuất theo mẫu BM-03-01. Kế hoạch đánh giá đảm bảo đề cập rõ đơn vị được đánh giá, hoạt động được đề cập đến, thời gian thực hiện, các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có liên quan trình Giám đốc xem xét và phê duyệt triển khai.

Hoạt động đánh giá phải thể hiện được tất cả các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng, thực hiện tối thiểu một năm 01 lần. Đối với những yêu cầu quan trọng hoặc thường xảy ra sai lỗi thì chu kỳ đánh giá có thể ngắn lại.

Ban chỉ đạo ISO

Lãnh đạo Sở  

Quý I hàng năm hoặc đột xuất  

Kế hoạch đánh giá nội bộ

(BM-03-01)

2

Chỉ định các thành viên đoàn đánh giá

Căn cứ vào Kế hoạch đánh giá hoặc yêu cầu đánh giá đột xuất, Ban ISO tham mưu lựa chọn và quyết định thành lập đoàn đánh giá nội bộ (gồm trưởng đoàn và các thành viên) trình Giám đốc phê duyệt.

Ban chỉ đạo ISO

Lãnh đạo Sở

Trước đánh giá theo kế hoạch 10 ngày  

Quyết định thành lập đoàn đánh giá

3

Lập thông báo chương trình và nội dung đánh giá

Trưởng đoàn đánh giá được chỉ định có trách nhiệm lập thông báo về chương trình và nội dung đánh giá và gửi trước đến các phòng được đánh giá trước thời gian ít nhất 01 tuần. Chương trình đánh giá cần đề cập đầy đủ các yêu cầu của HTQLCL

Thông qua trao đổi với các thành viên trong đoàn đánh giá, trưởng đoàn đánh giá phân công trách nhiệm cho từng thành viên đối với các quá trình, hoạt động, chức năng hoặc địa điểm đánh giá. Việc phân công phải trên cơ sở sự độc lập và dựa năng lực của các chuyên gia đánh giá.

Trưởng đoàn đánh giá

Trước đánh giá 7 ngày

Chương trình đánh giá

(BM-03-02)

4

Chuẩn bị đánh giá

Các thành viên đoàn đánh giá:

Sau khi có thông báo, từng thành viên đoàn đánh giá cần chuẩn bị các nội dung sau:

- Nghiên cứu và nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của phòng được đánh giá;

- Xem xét yêu cầu của tiêu chuẩn, tài liệu có liên quan đến hoạt động được đánh giá;

- Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi nếu thấy cần thiết;

- Chuẩn bị phiếu/báo cáo ghi chép.

Phòng được đánh giá:

Các phòng được đánh giá có trách nhiệm gửi trước tài liệu có liên quan tới Trưởng đoàn đánh giá, bố trí thời gian và nhân sự, hồ sơ, phương tiện cần thiết để sẵn sàng làm việc.

Đoàn đánh giá

Các phòng được đánh giá    

Sau khi có thông báo  chương trình chi tiết

5

Tiến hành đánh giá

a./ Họp khai mạc:

Thành phần họp bao gồm: Lãnh đạo Sở, đoàn đánh giá, đại diện các phòng được đánh giá. Trưởng đoàn chủ trì cuộc họp để thống nhất nội dung cần đánh giá với bên được đánh giá:

- Thông báo và khẳng định lại mục tiêu, nội dung, phạm vi cuộc đánh giá.

- Sửa đổi chương trình đánh giá đã thông báo (nếu cần)

- Rà soát lại yêu cầu cần thiết cho việc đánh giá (Các tài liệu, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu).

b./ Tiến hành đánh giá:

Thực hiện việc đánh giá thông qua phỏng vấn, quan sát, xem xét hồ sơ tài liệu sau đó so sánh kết quả thực hiện với các qui định của Hệ thống quản lý chất lượng. Kết quả đánh giá ghi vào Phiếu ghi chép theo BM-03-03. 

Đối với những vấn đề phức tạp phải có sự trao đổi hội ý trong Đoàn để thống nhất ý kiến. Những điểm không phù hợp phải có bằng chứng cụ thể.

Khi phát hiện những điểm không phù hợp, chuyên gia đánh giá thiết lập hồ sơ về sự không phù hợp và yêu cầu phòng được đánh giá khắc phục.

c./ Xem xét kết quả đánh giá và viết báo cáo đánh giá tổng hợp:

Sau khi đánh giá, Trưởng đoàn tổ chức hội ý với các thành viên đoàn để thống nhất kết quả đánh giá và thiết lập:

- Báo cáo sự không phù hợp (BM-03-04).

- Bảng tổng hợp các điểm lưu ý (BM-03-05)

- Báo cáo đánh giá tổng hợp theo (BM-03-06).

d./ Họp kết thúc:

Trưởng đoàn báo cáo kết quả đánh giá (kể cả những điểm phù hợp và không phù hợp) cho lãnh đạo Sở. Nêu rõ tầm quan trọng của những điểm không phù hợp.

Thống nhất kết quả đánh giá.

Lãnh đạo Sở

Đoàn đánh giá

Các phòng được đánh giá

Theo đúng kế hoạch

Phiếu ghi chép  (BM-03-03)

Báo cáo sự không phù hợp (BM-03-04)

Tổng hợp điểm lưu ý (BM-03-05)

Báo cáo tổng hợp

(BM-03-06)

6

Lập hồ sơ đánh giá

Trưởng đoàn lập bộ hồ sơ đánh giá và gửi tới lãnh đạo Sở xem xét và chỉ đạo.

Sau đó photocopy các hồ sơ đánh giá, chuyển cho các phòng có liên quan phân tích rõ nguyên nhân, đưa ra biện pháp xử lý, trách nhiệm và thời gian hoàn thành

Lãnh đạo Sở

Đoàn đánh giá

Các phòng được đánh giá

Ngay sau họp kết thúc đánh giá   

Báo cáo sự không phù hợp (BM-03-04)

Tổng hợp điểm lưu ý (BM-03-05)

7

Theo dõi hành động khắc phục

Lãnh đạo Sở chỉ đạo thực hiện các hoạt động khắc phục đã nêu trong các Hồ sơ sự không phù hợp theo đúng quy định.

Căn cứ vào ngày dự kiến đánh giá lại ghi ở Hồ sơ sự không phù hợp, Lãnh đạo Sở cử chuyên gia đánh giá đi kiểm tra lại kết quả thực hiện các biện pháp và hiệu lực của các hoạt động khắc phục (nếu cần).

Nếu các phòng đã thực hiện xong và có hiệu lực thì đóng hồ sơ.

Nếu các phòng chưa thực hiện xong hoặc thực hiện chưa có hiệu lực phải lập hồ sơ sự không phù hợp mới.

Kết quả đánh giá lại cùng các hồ sơ liên quan được Ban ISO lưu trữ.

Căn cứ vào kết quả đánh giá, Ban ISO có thể điều chỉnh Kế hoạch đánh giá năm cho phù hợp thực tế của Sở.

Lãnh đạo Sở

Đoàn đánh giá

Các phòng được đánh giá

Theo thời gian cam kết hoàn thành khắc phục của các phòng (trong đó không quá 30 ngày kể từ ngày đánh giá)

TT

Ký hiệu biểu mẫu

Tên biểu mẫu

1

BM-03-01

Kế hoạch đánh giá nội bộ HTQLCL

2

BM-03-02

Chương trình đánh giá nội bộ HTQLCL

3

BM-03-03

Phiếu ghi chép đánh giá   

4

BM-03-04

Báo cáo sự không phù hợp

5

BM-03-05

Tổng hợp điểm lưu ý

6

BM-03-06

Báo cáo đánh giá tổng hợp

TT       STT

Tên hồ sơ

Trách nhiệm

Thời gian lưu

1

Kế hoạch đánh giá nội bộ HTQLCL

Ban chỉ đạo ISO

03 năm

2

Quyết định thành lập đoàn đánh giá

3

Chương trình đánh giá nội bộ HTQLCL

4

Phiếu ghi chép đánh giá  

5

Báo cáo sự không phù hợp

6

Tổng hợp điểm lưu ý

7

Báo cáo đánh giá tổng hợp