1. MỤC ĐÍCH
Quy định trình tự các bước nhận diện và tổ chức triển khai xử lý các sự không phù hợp, các sự cố phát sinh nghiêm trọng ảnh hưởng đến hệ thống của Sở, bao gồm cả các phản hồi khiếu nại của tổ chức, cá nhân, những sự không phù hợp phát hiện được qua đánh giá nội bộ nhằm đảm bảo khắc phục, cải tiến hiệu quả.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho các sự không phù hợp, sự cố phát sinh nghiêm trọng xảy ra, khiếu nại phản hồi, các sự không phù hợp nặng qua đánh giá nội bộ.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 (điều khoản 8.7, 10.2)
Bản mô tả mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội QT-02
Quy trình đánh giá nội bộ QT-03
4. ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT
Quá trình: Tập hợp các hoạt động tương quan hoặc tương tác với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra.
Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng một yêu cầu.
Sự khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ một sự không phù hợp được tìm thấy.
Hành động khắc phục: là công việc phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp (đã phát hiện ra hoặc các tình trạng không mong muốn khác), đề ra và thực hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại đã xảy ra, nhằm đảm bảo các tồn tại đó không bị tái diễn.
Thực hiện đề xuất cải tiến: là việc thực hiện các ý kiến, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu lực của HTQLCL.
5. NỘI DUNG
|
TT |
Hoạt động |
Trách nhiệm |
Thời gian |
Biểu mẫu/Kết quả |
|
1 |
Đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp/sự cố phát sinh và đề ra biện pháp xử lý: Lãnh đạo Sở căn cứ:
Tổ chức cập nhật sổ theo dõi BM-04-01, xem xét mức độ nghiêm trọng và mở phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục theo BM-04-02, các phòng triển khai phân tích chặt chẽ nguyên nhân (khách quan lẫn chủ quan), tương ứng với một nguyên nhân cụ thể phải đưa ra hành động khắc phục sâu sắc và triệt để. |
Lãnh đạo Sở
Các phòng, cá nhân có liên quan |
Khi có phát sinh sự
|
Sổ theo dõi sự không phù hợp BM-04-01
Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục theo BM-04-02 |
|
2 |
Xem xét, phê duyệt phương án khắc phục Các phiếu yêu cầu hành động khắc phục sau được mở và đưa ra các biện pháp xử lý cụ thể được trình lãnh đạo Sở xem xét và phê duyệt: + Trường hợp biện pháp đưa ra khả thi, đảm bảo đúng pháp luật, tiến độ khắc phục, lãnh đạo Sở phê duyệt và chuyển các phòng có liên quan xử lý. + Ngược lại, nếu không đảm bảo các phòng có trách nhiệm điều chỉnh phù hợp. |
Lãnh đạo Sở
Các phòng, cá nhân có liên quan |
Sau khi đưa ra biện pháp khắc phục |
Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục theo BM-04-02 |
|
3 |
Tổ chức thực hiện: Căn cứ các biện pháp khắc phục được phê duyệt, các phòng/cá nhân có liên quan tiến hành từng bước thực hiện, điều chỉnh, cải tiến nhằm loại bỏ triệt để nguyên nhân của sự không phù hợp, sự cố phát sinh nghiêm trọng xảy ra |
Các phòng, cá nhân có liên quan |
Theo đúng chỉ đạo |
|
|
4 |
Kiểm tra việc thực hiện Thư ký ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện hành động khắc phục, tổ chức kiểm tra chặt chẽ và đánh giá trực tiếp trên BM-04-02. Những trường hợp chưa đạt yêu cầu mở phiếu mới và thực hiện hành động khắc phục triệt để báo cáo lãnh đạo Sở |
Lãnh đạo Sở Thư ký ban chỉ đạo
|
Sau khi hoàn thành khắc phục
|
Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục theo BM-04-02 |
6. BIỂU MẪU
Sổ theo dõi sự không phù hợp BM-04-01
Phiếu yêu cầu hành động khắc phục BM-04-02
7. HỒ SƠ LƯU
|
TT |
Nội dung hồ sơ |
Đơn vị lưu trữ |
Thời gian lưu |
|
1 |
Sổ theo dõi sự không phù hợp |
Thư ký ISO Các phòng chuyên môn |
03 năm |
|
2 |
Phiếu yêu cầu hành động khắc phục |
03 năm |
|
|
3 |
Tờ trình, các văn bản có liên quan trong quá trình xử lý sự không phù hợp |
03 năm |
