1. MỤC ĐÍCH
Mô tả về phương pháp tổ chức quản lý có tính hệ thống của Sở, mô tả tóm lược việc đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và xác định rõ phạm vi áp dụng nhằm hướng dẫn CBCC, người lao động nắm rõ và tuân thủ thực thi.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 của Sở, trong đó:
Phạm vi về tổ chức: Các phòng chuyên môn (Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, phòng Kế hoạch - Tài chính - Tổng hợp, Phòng Quản lý công nghiệp, Phòng Quản lý thương mại, phòng Kỹ thuật an toàn-Môi trường, phòng Quản lý năng lượng, phòng Quản lý Xuất nhập khẩu).
Ghi chú: Các đơn vị sự nghiệp không nằm trong phạm vi áp dụng
Phạm vi về hoạt động: Theo danh mục tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng BM-01-01 (QT-01).
Điểm loại trừ không áp dụng: 8.3. Thiết kế và phát triển
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 (điều 4.3)
4. ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT
HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.
TCVN: Tiêu chuẩn Việt nam
5. NỘI DUNG
5.1 Giới thiệu chung
5.1.1 Lịch sử hình thành:
Sở Công Thương Bắc Giang được thành lập theo Quyết định số 23/QĐ-UBND ngày 31 tháng 03 năm 2008 của UBND tỉnh Bắc Giang trên cơ sở hợp nhất Sở Công nghiệp và Sở Thương mại và Du lịch
5.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
5.1.2.1 Sơ đồ tổ chức
5.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ
*. Vị trí và chức năng
1. Sở Công Thương là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công thương, bao gồm: cơ khí; luyện kim; điện; năng lượng mới, năng lượng tái tạo; hóa chất; vật liệu nổ công nghiệp; công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản (trừ vật liệu xây dựng); công nghiệp tiêu dùng; công nghiệp thực phẩm; công nghiệp chế biến khác; an toàn thực phẩm; lưu thông hàng hóa trên địa bàn tỉnh; xuất khẩu, nhập khẩu; thương mại biên giới; xúc tiến thương mại; thương mại điện tử; dịch vụ thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế; quản lý cạnh tranh, chống bán phá giá; chống trợ cấp, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; khuyến công, quản lý cụm công nghiệp, công nghiệp hỗ trợ; quản lý và tổ chức thực hiện các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của sở theo quy định của pháp luật.
2. Sở Công Thương có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Công Thương.
*. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Dự thảo quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, đề án, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước về phát triển ngành công thương trên địa bàn tỉnh;
b) Dự thảo các quyết định, chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Ủy ban nhân dân tỉnh về lĩnh vực công thương;
c) Dự thảo quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của sở;
d) Dự thảo văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối với Trưởng, Phó các đơn vị thuộc sở; dự thảo quy định tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo phụ trách lĩnh vực công thương của Phòng Kinh tế và Hạ tầng thuộc Ủy ban nhân dân các huyện và Phòng Kinh tế thuộc Ủy ban nhân dân thành phố.
2. Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các tổ chức, đơn vị thuộc Sở theo quy định của pháp luật;
b) Dự thảo các quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về lĩnh vực công thương.
3. Hướng dẫn, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình và các quy định về phát triển công thương sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về lĩnh vực công thương.
4. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, kiểm tra, thẩm định thiết kế các dự án đầu tư xây dựng, chất lượng các công trình thuộc ngành công thương trên địa bàn tỉnh theo phân cấp; cấp, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và thu hồi các loại giấy phép, chứng nhận thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của Sở Công Thương theo quy định của pháp luật, sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Về công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp
a) Về cơ khí và luyện kim:
Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành cơ khí, ngành luyện kim, phát triển các sản phẩm cơ khí, cơ - điện tử trọng điểm, các sản phẩm có hàm lượng công nghệ cao, kết hợp kỹ thuật cơ khí, tự động hóa, điện tử công nghiệp trên địa bàn tỉnh.
b) Về công nghiệp hỗ trợ:
Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, cơ chế, chính sách phát triển ngành công nghiệp hỗ trợ trên địa bàn tỉnh.
c) Về điện lực, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả:
Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển điện lực, phát triển việc ứng dụng năng lượng mới, năng lượng tái tạo, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả trên địa bàn tỉnh;
Tổ chức tập huấn kiến thức pháp luật về hoạt động điện lực và sử dụng điện cho đơn vị điện lực tại địa bàn tỉnh; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, an toàn điện cho nhân viên, công nhân kỹ thuật thuộc các tổ chức quản lý điện nông thôn, miền núi;
Tổ chức triển khai thực hiện phương án giá điện trên địa bàn tỉnh sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d) Về công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản (trừ khoáng sản làm vật liệu xây dựng và sản xuất xi măng):
Chủ trì, phối hợp với các ngành liên quan tổ chức thực hiện quy hoạch thăm dò, khai thác, chế biến và sử dụng các loại khoáng sản sau khi được phê duyệt theo thẩm quyền;
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật, công nghệ, an toàn vệ sinh trong khai thác mỏ và chế biến khoáng sản trên địa bàn tỉnh.
đ) Về hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp, các loại máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật an toàn và bảo vệ môi trường:
Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp và các loại máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật an toàn trên địa bàn tỉnh;
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan của tỉnh kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật về quản lý, sử dụng, bảo quản, kinh doanh và vận chuyển hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp, xăng dầu, khí dầu mỏ hóa lỏng và các loại máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật an toàn theo quy định của pháp luật;
Triển khai thực hiện các nội dung quản lý về bảo vệ môi trường trong lĩnh vực công thương theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện quy hoạch và các chính sách phát triển ngành công nghiệp môi trường.
e) Về an toàn thực phẩm, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác:
Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành sau khi được phê duyệt, gồm: Dệt - may, da - giầy, giấy, sành sứ, thủy tinh, nhựa, rượu, bia, nước giải khát, sản phẩm sữa chế biến, dầu thực vật, sản phẩm chế biến bột, tinh bột, bánh, mứt, kẹo, bao bì chứa đựng và các sản phẩm khác;
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn chất lượng sản phẩm công nghiệp, an toàn vệ sinh, môi trường công nghiệp; an toàn thực phẩm từ khâu sản xuất, chế biến, bảo quản, vận chuyển, kinh doanh đối với các loại rượu, bia, nước giải khát, sản phẩm sữa chế biến, dầu thực vật, sản phẩm chế biến từ bột, tinh bột, bánh, mứt, kẹo, bao bì chứa đựng và các sản phẩm khác, an toàn thực phẩm đối với các chợ, siêu thị và các cơ sở thuộc hệ thống dự trữ, phân phối hàng hóa thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của sở;
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về phòng, chống thực phẩm giả, gian lận thương mại trên thị trường đối với tất cả các loại thực phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến thực phẩm, dụng cụ, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của sở.
g) Về khuyến công:
Chủ trì, tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với hoạt động khuyến công;
Triển khai chương trình, kế hoạch, đề án khuyến công tại địa phương đối với các hoạt động thực hiện bằng nguồn kinh phí khuyến công quốc gia và các hoạt động thực hiện bằng nguồn kinh phí khuyến công địa phương;
Hướng dẫn các tổ chức, cá nhân triển khai thực hiện đề án khuyến công tại địa phương; đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động khuyến công địa phương theo quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo và cung cấp thông tin, tài liệu liên quan; kiểm tra, đánh giá, theo dõi, giám sát việc thực hiện đề án, kế hoạch, chương trình khuyến công trên địa bàn tỉnh.
h) Về cụm công nghiệp:
Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
Chủ trì xây dựng quy hoạch, kế hoạch, cơ chế chính sách phát triển cụm công nghiệp và tổ chức thực hiện sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt;
Thẩm định hồ sơ thành lập, mở rộng cụm công nghiệp, Trung tâm phát triển cụm công nghiệp; tham gia ý kiến về thiết kế cơ sở dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng cụm công nghiệp và các dự án đầu tư xây dựng công trình trong cụm công nghiệp theo quy định của pháp luật;
Triển khai thực hiện cơ chế, chính sách ưu đãi thu hút đầu tư, xuất nhập khẩu, thuế, tài chính, lao động và xây dựng hạ tầng kỹ thuật, giải phóng mặt bằng, di chuyển cơ sở sản xuất, xây dựng mới cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh;
Theo dõi, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp, báo cáo tình hình quy hoạch, đầu tư xây dựng hạ tầng và hoạt động của cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh.
i) Về tiểu thủ công nghiệp:
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức thực hiện chương trình, đề án, cơ chế, chính sách, kế hoạch phát triển các doanh nghiệp công nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức kinh tế tập thể trên địa bàn tỉnh (bao gồm cả các ngành nghề, làng nghề nông thôn, các hợp tác xã thuộc lĩnh vực công thương).
6. Về thương mại
a) Thương mại nội địa:
Tổ chức triển khai thực hiện quy hoạch, kế hoạch, cơ chế, chính sách quản lý mạng lưới kết cấu hạ tầng thương mại bán buôn, bán lẻ, bao gồm: các loại hình chợ, các trung tâm thương mại, hệ thống các siêu thị, hệ thống các cửa hàng, hợp tác xã thương mại, dịch vụ thương mại; hệ thống đại lý thương mại, nhượng quyền thương mại, trung tâm logistics, kinh doanh hàng hóa dưới các hình thức khác theo quy định của pháp luật và các loại hình kết cấu hạ tầng thương mại khác;
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan hướng dẫn và tổ chức thực hiện cơ chế, chính sách khuyến khích mở rộng mạng lưới kinh doanh, phát triển các tổ chức liên kết lưu thông hàng hóa, hình thành các kênh lưu thông hàng hóa ổn định từ sản xuất đến tiêu dùng trên địa bàn tỉnh;
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định về hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh, giấy phép kinh doanh có điều kiện các mặt hàng: thuốc lá, rượu, xăng dầu, khí dầu mỏ hóa lỏng và các hàng hóa dịch vụ khác trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ Công Thương;
Triển khai thực hiện cơ chế, chính sách ưu đãi, khuyến khích, hỗ trợ phát triển sản xuất, kinh doanh và đời sống nhân dân vùng biên giới, miền núi, vùng dân tộc và vùng khó khăn trên địa bàn tỉnh (như cung cấp các mặt hàng thiết yếu, hỗ trợ lưu thông hàng hóa và dịch vụ thương mại...);
Tổ chức hoạt động điều tiết lưu thông hàng hóa, bảo đảm cân đối cung cầu các mặt hàng thiết yếu, bảo đảm chất lượng và an toàn thực phẩm, bình ổn và thúc đẩy thị trường nội tỉnh phát triển;
Tổng hợp và xử lý các thông tin thị trường trên địa bàn tỉnh về tổng mức lưu chuyển hàng hóa, tổng cung, tổng cầu, mức dự trữ lưu thông và biến động giá cả của các mặt hàng thiết yếu, các mặt hàng chính sách đối với nhân dân vùng biên giới, miền núi và vùng dân tộc. Đề xuất với cấp có thẩm quyền giải pháp điều tiết lưu thông hàng hóa trong từng thời kỳ.
b) Về xuất nhập khẩu:
Tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, kế hoạch, chương trình, đề án phát triển và đẩy mạnh xuất khẩu hàng hóa; phát triển dịch vụ xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa trên địa bàn tỉnh;
Quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và thương nhân không có hiện diện tại Việt Nam; hoạt động của các văn phòng, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trên địa bàn tỉnh.
c) Về thương mại điện tử:
Tham mưu xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các cơ chế, chính sách, đề án, chương trình, kế hoạch thương mại điện tử nhằm phát triển hạ tầng ứng dụng thương mại điện tử, phát triển nguồn nhân lực phục vụ quản lý thương mại điện tử, hỗ trợ các tổ chức, cá nhân ứng dụng thương mại điện tử trên địa bàn tỉnh;
Thực hiện các nội dung quản lý nhà nước khác về thương mại điện tử theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Công Thương.
d) Về xúc tiến thương mại:
Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, đề án xúc tiến thương mại nhằm đẩy mạnh xuất khẩu, hỗ trợ các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh xây dựng và phát triển thương hiệu hàng Việt Nam;
Tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, khuyến mại cho các thương nhân.
e) Về cạnh tranh, chống bán phá giá, chống trợ cấp và tự vệ:
Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về cạnh tranh, chống phá giá, chống trợ cấp và tự vệ trên địa bàn tỉnh;
Phát hiện và kiến nghị các cơ quan có liên quan giải quyết theo thẩm quyền về những văn bản ban hành có nội dung không phù hợp với pháp luật cạnh tranh, chống bán phá giá, trợ cấp và tự vệ;
Đầu mối chủ trì hỗ trợ các doanh nghiệp xuất khẩu trên địa bàn đối phó với các vụ kiện chống bán phá giá, chống trợ cấp và tự vệ từ nước ngoài;
Quản lý các hoạt động bán hàng đa cấp theo quy định của pháp luật.
g) Về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng:
Ban hành theo thẩm quyền hoặc trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng tại địa phương;
Tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; tư vấn hỗ trợ nâng cao nhận thức về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng tại địa phương;
Thực hiện việc kiểm soát hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung tại địa phương theo quy định của pháp luật bảo vệ người tiêu dùng;
Kiểm tra, giám sát hoạt động tổ chức xã hội, tổ chức hòa giải tranh chấp giữa người tiêu dùng và tổ chức, cá nhân kinh doanh tại địa phương;
Công bố công khai danh sách tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ vi phạm quyền lợi người tiêu dùng theo thẩm quyền;
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý hành vi vi phạm quyền lợi người tiêu dùng theo thẩm quyền.
h) Về hội nhập kinh tế:
Triển khai thực hiện kế hoạch, chương trình, biện pháp cụ thể về hội nhập kinh tế quốc tế trên địa bàn tỉnh sau khi được phê duyệt;
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện kế hoạch, chương trình, các quy định về hội nhập kinh tế quốc tế của địa phương.
7. Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về giám định, đăng ký, cấp giấy phép, chứng chỉ, chứng nhận trong phạm vi trách nhiệm quản lý của Sở theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
8. Quản lý, theo dõi, khuyến khích, hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội, hiệp hội và các tổ chức phi chính phủ thuộc phạm vi quản lý của Sở trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.
9. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở quản lý theo quy định của pháp luật.
10. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công thương theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
11. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực công thương đối với các Phòng Kinh tế và Hạ tầng thuộc Ủy ban nhân dân các huyện và Phòng Kinh tế thuộc Ủy ban nhân dân thành phố.
12. Tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và công nghệ trong công nghiệp và thương mại thuộc phạm vi quản lý của sở; hướng dẫn thực hiện các tiêu chuẩn, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật, chất lượng sản phẩm công nghiệp; xây dựng hệ thống thông tin lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ; tổ chức thực hiện chính sách, chương trình, kế hoạch, đề án xây dựng phát triển mạng lưới điện nông thôn và chợ nông thôn tại các xã trên địa bàn tỉnh, đánh giá công nhận xã đạt tiêu chí về điện và chợ theo chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới.
13. Triển khai thực hiện chương trình cải cách hành chính của Sở theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh.
14. Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh, vực được phân công quản lý đối với tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực công thương; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
15. Quản lý và tổ chức thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực công thương thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy định của pháp luật
16. Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ công tác của các tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở quản lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở theo hướng dẫn chung của Bộ Công Thương, Bộ Nội vụ và theo quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh.
17. Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức và số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
18. Quản lý theo quy định của pháp luật đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi chính phủ hoạt động trong lĩnh vực công thương tại địa phương.
19. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính được giao theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
20. Tổng hợp thông tin, báo cáo định kỳ sáu tháng một lần hoặc đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Công Thương.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật
Cơ cấu tổ chức và biên chế
1. Lãnh đạo Sở
a) Sở Công Thương có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc;
b) Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước về lĩnh vực công thương trên địa bàn tỉnh và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phân công hoặc ủy quyền;
Giám đốc Sở bổ nhiệm, miễn nhiệm người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các tổ chức thuộc và trực thuộc Sở theo tiêu chuẩn chức danh do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành;
Giám đốc Sở có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Công Thương về tổ chức và hoạt động của Sở; báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh khi có yêu cầu; cung cấp tài liệu cần thiết theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân tỉnh; trả lời kiến nghị của cử tri, chất vấn của Đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh về những vấn đề trong phạm vi lĩnh vực công thương; phối hợp với các Giám đốc Sở khác, người đứng đầu tổ chức chính trị - xã hội, các cơ quan có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ của Sở;
c) Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc Sở chỉ đạo một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Giám đốc Sở vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở;
d) Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định theo tiêu chuẩn chức danh do Bộ Công Thương ban hành trên cơ sở các quy định của pháp luật. Việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với Giám đốc và Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy định của pháp luật;
đ) Giám đốc, Phó Giám đốc Sở không kiêm chức danh Trưởng của các tổ chức, đơn vị cấp dưới có tư cách pháp nhân (trừ trường hợp văn bản có giá trị pháp lý cao hơn quy định khác).
2. Các tổ chức tham mưu, tổng hợp và chuyên môn nghiệp vụ:
a) Văn phòng;
b) Thanh tra;
c) Phòng Kế hoạch - Tài chính - Tổng hợp;
d) Phòng Quản lý công nghiệp;
đ) Phòng Quản lý thương mại;
e) Phòng Kỹ thuật an toàn - Môi trường;
g) Phòng Quản lý năng lượng;
h) Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu;
3. Các đơn vị sự nghiệp công lập
Trung tâm Khuyến công và Xúc tiến thương mại.
5.2 Giới thiệu chung Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
|
Điều khoản tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 |
Tài liệu viện dẫn |
|
|
1. PHẠM VI ÁP DỤNG |
Sở Công Thương bám sát tiêu chuẩn và mô hình khung HTQLCL của Bộ KH&CN để xác định phù hợp |
|
|
2. TÀI LIỆU VIỆN DẪN |
Sở Công Thương bám sát các tài liệu viện dẫn có liên quan đến HTQLCL để áp dụng |
|
|
3. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA |
Nghiên cứu và bám sát theo TCVN ISO 9000:2015 |
|
|
4. BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC |
||
|
4.1. Hiếu tổ chức và bối cảnh của tổ chức:
|
Định kỳ, Quý I hàng năm, Sở Công Thương tập trung nhận diện bối cảnh hoạt động, bao gồm: chính sách và các văn bản pháp luật nhà nước hiện hành có liên quan, tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, an ninh trật tự trên địa bàn xã, các vấn đề trong nội bộ như cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn, các điều kiện về nguồn lực, phương pháp trao đổi thông tin, những bất cập phát sinh … tổ chức thành lập nhóm phân tích, tập trung xác định các rủi ro và cơ hội nhằm định hướng cho các hành động giải quyết rủi ro hoặc tận dụng các cơ hội khi có. Tài liệu liên quan: Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội (QT-02) |
|
|
4.2. Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm: |
Sở Công Thương thường xuyên lưu tâm đến sự ảnh hưởng xuất phát từ nhu cầu và mong đợi của bên quan tâm bao gồm: Sự chỉ đạo của UBND tỉnh, các cơ quan phối hợp, nhà cung ứng, nhà thầu phụ và tổ chức, công dân. Tập trung xem xét và nhận định các rủi ro, cơ hội và cũng đưa ra định hướng kịp thời cho các hành động giải quyết như mục 4.1 nêu trên. Tài liệu liên quan: Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội (QT-02) |
|
|
4.3. Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng |
Sở Công Thương bám sát Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ để xác định phạm vi áp dụng, bao gồm: - Tập trung xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với các hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo các quyết định hiện hành của UBND tỉnh. - Bảo đảm sự tham gia của lãnh đạo, các bộ phận và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL. - Các hoạt động nội bộ, hoạt động khác của Sở Công thương nếu xét thấy cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác như: quản lý văn bản đi đến, nghỉ phép nghỉ việc riêng, xử lý sự cố công nghệ thông tin Tài liệu liên quan: Danh mục tài liệu Hệ thống QLCL (BM-01-01 QT-01) |
|
|
4.4. Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
|
Hệ thống quản lý chất lượng là một phần trong hệ thống quản lý chung của Sở Công Thương. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, các quy định của văn bản pháp luật, các chương trình cải cách hành chính như cơ chế một cửa, một cửa liên thông, dịch vụ công trực tuyến mức độ 3-4, ứng dụng CNTT trong xử lý văn bản, Sở Công Thương tập trung hệ thống hóa, lồng ghép và sử dụng cùng một cấu trúc về các yêu cầu như đã nêu trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để điều hành. Sở Công Tthương tập trung tiếp cận hệ thống theo quá trình bằng cách nhận biết và quản lý từng quá trình cụ thể, từ đó sẽ giảm thiểu được các kết quả đầu ra không phù hợp tiềm ẩn được phát hiện trong các quá trình cuối cùng hoặc sau khi chuyển giao. Sở Công thương xác định và thiết lập các thủ tục, quy trình chuẩn (thông tin dạng văn bản) để hỗ trợ việc thực hiện các quá trình. Thường xuyên duy trì và cập nhật hệ thống thủ tục, quy trình khi có sự thay đổi của văn bản pháp luật, TTHC (tối đa sau 90 ngày có hiệu lực) theo quy định của Quyết định 19/2014/QĐ-TTg. Tài liệu liên quan: PL.01 Sơ đồ tương tác các quá trình Hệ thống quản lý chất lượng. |
|
|
5. SỰ LÃNH ĐẠO |
||
|
5.1. Sự lãnh đạo và cam kết
|
*. Lãnh đạo Sở Công Thương nhận định rõ vai trò, hiệu quả và lợi ích của hệ thống, do vậy quan tâm chỉ đạo và luôn cam kết: - Xây dựng, duy trì, áp dụng và cải tiến thường xuyên hiệu quả, hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Sở Công thương. - Quán triệt và chỉ đạo quyết liệt đối với trách nhiệm của lãnh đạo các bộ phận và CBCC tại vị trí công tác. - Thường xuyên tổ chức các cuộc họp riêng về Hệ thống hoặc kết hợp với họp giao ban, đột xuất để nghe báo cáo kết quả thực hiện hệ thống từ các phòng chuyên môn. - Đảm bảo các cam kết Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng được thiết lập và phù hợp với định hướng chiến lược và bối cảnh qua từng giai đoạn của Sở Công thương. - Xem xét và xử lý trách nhiệm của những CBCC không tuân thủ và áp dụng hệ thống. *. Hướng vào tổ chức, cá nhân Với phương châm “Tất cả cho dân, vì dân”, tập thể lãnh đạo, CBCC Sở Công Thương luôn định hướng và nâng cao sự thỏa mãn của tổ chức, cá nhân. Điều này được thực hiện bằng cách tổ chức bài bản, chặt chẽ các điều kiện tiếp dân qua bộ phận 01 cửa. Tuân thủ chặt chẽ Nghị định 61/2018/NĐ-CP và Thông tư 01/2018/TT-VPCP về cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Tài liệu liên quan: Quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO |
|
|
5.2. Chính sách |
Chính sách chất lượng được tập thể lãnh đạo Sở Công thương nghiên cứu, xây dựng theo hướng cam kết về đường lối, phương hướng hoạt động và tinh thần trách nhiệm của CBCC, được công bố nhằm tạo niềm tin cho tổ chức/cá nhân, các cơ quan hữu quan và kêu gọi CBCC bám sát thực thi, cụ thể: + Làm bảng hiệu lớn treo tại sảnh Văn phòng Sở Công thương + Tổ chức phổ biến thấu hiểu đến CBCC Vào những giai đoạn cần thiết, sẽ điều chỉnh, cải tiến và cập nhật lại. Tài liệu liên quan: Chính sách chất lượng (CSCL) |
|
|
5.3. Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức |
Lãnh đạo Sở Công Thương phân công các trách nhiệm và quyền hạn cho tất cả các vị trí liên quan. Các trách nhiệm và quyền hạn này được phổ biến thông qua các cuộc họp, phân công nhiệm vụ qua các văn bản quy định hoặc mô tả các vị trí công việc Lãnh đạo Sở Công Thương xác định các trách nhiệm và quyền hạn nhằm:
|
|
|
6. HOẠCH ĐỊNH |
||
|
6.1. Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội |
Từ kết quả phân tích rủi ro và cơ hội tại điều 4.1 và 4.2 (định kỳ theo năm), Sở Công Thương lập Kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội đảm bảo chặt chẽ: + Biện pháp thực hiện + Trách nhiệm thực hiện + Thời gian hoàn thành + Kết quả dự kiến đạt được Kế hoạch được phổ biến, quán triệt đến từng bộ phận, cá nhân bám sát để tổ chức thực hiện. Định kỳ, Quý IV hàng năm, Ban chỉ đạo ISO thực hiện đánh giá hiệu lực giải quyết rủi ro và cơ hội theo kế hoạch đã ban hành. Tài liệu liên quan: Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội (QT-02) |
|
|
6.2. Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu |
Nhằm cải tiến liên tục hiệu lực và hiệu quả của HTQLCL, lãnh đạo Sở Công thương xác định và thiết lập mục tiêu chất lượng chung của Sở và chỉ đạo các phòng chuyên môn thiết lập mục tiêu riêng của phòng mình, đảm bảo rằng:
Định kỳ (năm/lần), các bộ phận tổng hợp, đánh giá kết quả theo báo cáo mục tiêu chất lượng theo phụ lục 03/BMT Tài liệu liên quan: Phụ lục 03/BMT Báo cáo mục tiêu chất lượng |
|
|
6.3. Hoạch định thay đổi |
Khi thấy phải có sự thay đổi về phạm vi áp dụng hệ thống, lĩnh vực hoạt động, văn bản pháp luật nhà nước, cơ cấu tổ chức, thẩm quyền trách nhiệm có tác động đáng kể đối với hệ thống quản lý chất lượng, các phòng chuyên môn báo cáo Ban chỉ đạo ISO thông qua phiếu đề nghị sửa đổi tài liệu (quy định tại QT-01) để xem xét và hoạch định kịp thời nhằm cập nhật, điều chỉnh những sự thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng. Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản (dạng tài liệu, hồ sơ) QT-01 |
|
|
7. HỖ TRỢ |
|
|
|
7.1. Nguồn lực |
|
|
|
7.1.1. Khái quát
|
Sở Công Thương xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết bao gồm (nhân lực, vật lực và tài lực) với mục đích: 1. Thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hiệu lực của HTQLCL. 2. Nâng cao sự thỏa mãn tổ chức/cá nhân bằng cách đáp ứng các yêu cầu. Thực hiện việc phân bổ nguồn lực có xem xét đến năng lực và hạn chế của các nguồn lực hiện tại. Các nguồn lực và phân bổ nguồn lực sẽ được đánh giá trong quá trình xem xét của Lãnh đạo. |
|
|
7.1.2. Con người
|
Lãnh đạo Sở Công Thương đảm bảo cung cấp đầy đủ nhân lực cho việc vận hành hiệu quả các HTQLCL cũng như các quá trình được nhận diện. CBCC được phân công giải quyết TTHC đều đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp. Việc đào tạo và trao đổi thông tin sau đó sẽ được thực hiện nhằm đảm bảo rằng các nhân sự đều nhận thức được:
|
|
|
7.1.3. Cơ sở hạ tầng |
Văn phòng Sở có trách nhiệm tham mưu lãnh đạo nhằm đảm bảo các điều kiện cơ sở hạ tầng phù hợp trong từng phòng chuyên môn, hội trường, phòng họp, bộ phận 01 cửa khi tiếp tổ chức, cá nhân. Các thiết bị văn phòng, CNTT được quan tâm bảo trì, sửa chữa nhằm đảm bảo năng lực phù hợp trong quá trình tổ chức công việc và giải quyết TTHC. |
|
|
7.1.4. Môi trường cho việc thực hiện các quá trình |
Sở Công thương đảm bảo duy trì môi trường làm việc khoa học, chuyên môn hóa cao tại tất cả các bộ phận. Thực hiện chuẩn mực kỷ cương hành chính và văn hóa công sở tại các vị trí công tác |
|
|
7.1.5. Nguồn lực theo dõi và đo lường |
Kết quả của dịch vụ hành chính là các văn bản hành chính được CBCC tham mưu chặt chẽ theo chuyên môn nghiệp vụ, Sở Công thương đảm bảo các kết quả này luôn đúng và đáng tin cậy phù hợp với các yêu cầu của pháp luật và yêu cầu của tổ chức/cá nhân, cụ thể: - Phân công những CBCC có năng lực để trực tại bộ phận 01 cửa để kiểm tra, tiếp nhận, xem xét tính đầy đủ và hợp lệ của các hồ sơ, yêu cầu đầu vào. - Kiểm soát chặt chẽ kết quả giải quyết TTHC hành chính trước khi phê duyệt và trả kết quả cho tổ chức/cá nhân. Ghi chú: Sở Công thương không sử dụng các thiết bị đo lường nên hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn đảm bảo thông số đo chính xác là không có. |
|
|
7.1.6. Tri thức của tổ chức |
Sở Công thương cũng xác định các tri thức cần thiết cho việc vận hành các quá trình và đạt được sự phù hợp của dịch vụ. Tri thức được xác định bao gồm các kiến thức và thông tin có được từ:
Các tri thức này sẽ được phổ cập và chia sẻ rộng rãi nhằm nâng cao nhận thức, trình độ, năng lực CBCC như thao tác và sử dụng các phần mềm CNTT, thể thức trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV |
|
|
7.2. Năng lực |
Sở Công thương đảm bảo rằng những người làm việc dưới sự kiểm soát của mình mà có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động và hiệu lực của HTQLCL sẽ có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm cần thiết. Để thực hiện được điều này Sở sẽ:
|
|
|
7.3. Nhận thức |
Sở Công thương đảm bảo rằng CBCC sẽ được quán triệt và nhận thức rõ:
Để thực hiện điều này Sở tập trung:
|
|
|
7.4. Trao đổi thông tin |
Sở Công thương đảm bảo việc trao đổi thông tin liên quan đến hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện. Các phương thức trao đổi thông tin bao gồm: + Tiếp dân, phân loại và xử lý đơn thư + Tổ chức các cuộc họp (định kỳ, theo kế hoạch hoặc đột xuất) để thảo luận các vấn đề của Hệ thống quản lý chất lượng. + Tổ chức họp thảo luận và tham vấn với các CBCC + Thông qua các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất + Sử dụng các phương tiện truyền thông như email, điện thoại, văn bản + ... và nhiều phương thức khác |
|
|
7.5. Thông tin dạng văn bản |
Thông tin dạng văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm cả (tài liệu, hồ sơ và dữ liệu): Tài liệu: được Sở Công thương tập trung từ việc tham mưu trình bày văn bản hành chính đảm bảo về nội dung và thể thức theo thông tư 01/2011/TT-BNV tại các phòng chuyên môn. Thực hiện phân loại, sắp xếp khoa học tài liệu bên ngoài (gồm văn bản pháp luật hiện hành, các tài liệu tham khảo), thiết lập danh mục để tổng hợp và chỉ dẫn tra cứu, sử dụng. Thống nhất việc xây dựng, ban hành, cấp phát, sửa đổi tài liệu hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức quản lý chặt chẽ tài liệu vào ra Sở (công văn đi, công văn đến). Hồ sơ: Các phòng chuyên môn tập trung sắp xếp khoa học, trực quan từ việc đánh mã số tủ, ngăn ô tủ lưu, đánh tên thống nhất cho các cặp, file, cặp ba dây, túi cài chứa đựng hồ sơ và lập danh mục chỉ dẫn hồ sơ. Dữ liệu: Thực hiện lưu trữ khoa học các hồ sơ dạng file số, thống nhất đường dẫn, phân chia thư mục, sắp xếp ngăn thư mục.. đảm bảo khoa học, lưu trữ dữ liệu dễ tìm, dễ tra cứu. Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát thông tin lập thành văn bản (QT-01) |
|
|
8. THỰC HIỆN |
|
|
|
8.1. Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
Sở Công thương thường xuyên hoạch định và xây dựng các quá trình cần thiết cho việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước và cung cấp các dịch vụ hành chính công. Cụ thể: + Xây dựng chuẩn các quy trình giải quyết TTHC hoặc nội bộ cần thiết khác để lập kế hoạch cho việc thực hiện. + Áp dụng các biểu mẫu theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo Nghị định 61/2018/NĐ-CP và Thông tư 01/2018/TT-VPCP để kiểm soát. + Tuân thủ chặt chẽ các phần mềm theo quy định của UBND tỉnh để cập nhật và kiểm soát. Tài liệu liên quan: Các quy trình giải quyết TTHC thuộc các lĩnh vực theo danh mục tài liệu HTQLCL BM-01-01 (QT-01) |
|
|
8.2. Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ |
|
|
|
8.2.1. Trao đổi thông tin với tổ chức/cá nhân |
Sở Công thương thực hiện việc trao đổi thông tin một cách hiệu quả với tổ chức/cá nhân bao gồm:
|
|
|
8.2.2. Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
|
Trong quá trình thực hiện các dịch vụ hành chính công, Sở Công thương sẽ nắm bắt:
|
|
|
8.2.3. Xem xét các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ |
Khi các yêu cầu được xác định, Sở Công thương sẽ xem xét các yêu cầu này trước khi cam kết cung cấp dịch vụ. Việc xem xét này nhằm đảm bảo rằng:
|
|
|
8.2.4. Thay đổi yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ |
Những trường hợp khi có sự thay đổi (do lý do khách quan, do quy đinh luật pháp hoặc do chính yêu cầu của tổ chức/cá nhân), Sở Công thương sẽ có văn bản để thông tin, được chấp thuận về những sự thay đổi đó nhằm thông báo kịp thời đến tổ chức/cá nhân, các bên liên quan và có phương án giải quyết tốt nhất |
|
|
8.3. Thiết kế và phát triển sản phẩm và dịch vụ |
Sở Công thương không áp dụng điều này với lý do: Là cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện theo các quy định của văn bản pháp luật hiện hành; nên không thực hiện việc thiết kế - phát triển. |
|
|
8.4. Kiểm soát quá trình, sản phẩm, dịch vụ do bên ngoài cung cấp |
Sở Công thương xác định bất kỳ quá trình nào được thực hiện bởi bên thứ ba được coi là “khách quan tác động” là phải được đánh giá lựa chọn cẩn thận và kiểm soát chặt chẽ như mua sắm tài sản công, văn phòng phẩm hoặc các dịch vụ khác. |
|
|
8.5. Sản xuất và cung cấp dịch vụ |
|
|
|
8.5.1. Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ |
Nhằm kiểm soát việc giải quyết TTHC, Sở Công thương đảm bảo: 1. Tính sẵn có của các tài liệu hoặc hồ sơ để xác định các đặc tính của TTHC cũng như các kết quả đạt được; 2. Tính sẵn có và việc sử dụng các nguồn lực giám sát và đo lượng phù hợp; 3. Thực hiện việc các hoạt động giám sát và đo lường; 4. Việc sử dụng cơ sở hạ tầng và môi trường phù hợp; 5. Việc chỉ định những CBCC có năng lực; 6. Việc thực hiện các hành động nhằm ngăn ngừa các sai lỗi của CBCC; 7. Thực hiện các hoạt động thông qua, chuyển giao và sau khi chuyển giao kết quả. Các phương thức kiểm soát được thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hoặc các phần mềm CNTT Tài liệu liên quan: Phụ lục 02/BMT Biểu mẫu theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (Theo thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ: Hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính) |
|
|
8.5.2. Nhận biết và truy xuất nguồn gốc |
Sở Công thương đảm bảo các hồ sơ sau giải quyết được tổ chức lưu trữ khoa học tại các phòng chuyên môn, đánh danh mục, tên gọi, mã số, nhãn hiệu ... nhằm tăng cường nhận biết và tìm kiếm, sử dụng khi cần thiết. |
|
|
8.5.3. Tài sản của tổ chức/cá nhân |
Trong quá trình tiếp nhận và xử lý các văn bản/hồ sơ của các tổ chức/cá nhân, Sở Công thương đảm bảo nhận biết, lưu giữ, bảo quản, bảo mật các thông tin trong văn bản/hồ sơ của tổ chức/cá nhân cung cấp. Nếu xảy ra trường hợp hồ sơ bị mất, bị hư hỏng thì Sở Công thương sẽ có thông báo cho tổ chức/cá nhân được biết và có cách khắc phục, đồng thời lập và lưu hồ sơ về các trường hợp xảy ra. |
|
|
8.5.4. Bảo toàn |
Sở Công thương từng bước trang bị các phương tiện lưu trữ như tủ, các thùng tôn, hòm, hộp ... nhằm bảo vệ, lưu trữ các kết quả giải quyết công việc, giải quyết TTHC không bị rách rời, hoặc mối xông, gián nhấm, bảo toàn lịch sử quản lý nhà nước tại địa phương. |
|
|
8.5.5. Hoạt động sau giao hàng
|
Các kết quả giải quyết TTHC không phù hợp về chất lượng, tiến độ dẫn đến khiếu nại của tổ chức/cá nhân thì Sở Công thương có trách nhiệm:
|
|
|
8.5.6. Kiểm soát thay đổi |
Sở Công thương xem xét và kiểm soát các thay đổi có kế hoạch hoặc đột xuất đối với các quá trình ở mức độ cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp liên tục với tất cả các quá trình. Những sự thay đổi tác động vào quy trình xử lý sẽ được hiệu chỉnh và cập nhật kịp thời. |
|
|
8.6. Thông qua sản phẩm và dịch vụ |
Sau hoàn thành giải quyết công việc hoặc TTHC, lãnh đạo, CBCC tập trung:
|
|
|
8.7. Kiểm soát đầu ra không phù hợp |
Khi phát sinh những công việc đầu ra không phù hợp như chậm thời gian, tiến độ giải quyết, sai lệch so với quy định văn bản pháp luật, nhầm lẫn hoặc thiếu sót các thông tin của tổ chức/cá nhân hoặc làm mất mát, thất thoát, không nguyên trạng hồ sơ gốc ... đều được các phòng chuyên môn cập nhật Sổ theo dõi sự không phù hợp và mở phiếu yêu cầu xử lý, rút kinh nghiệm kịp thời. Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và tổ chức hành động khắc phục (QT-04) |
|
|
9. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN |
|
|
|
9.1. Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
||
|
9.1.1. Khái quát |
Sở Công thương sử dụng HTQLCL nhằm cải tiến các quá trình, những hoạt động cải tiến này nhằm xử lý các nhu cầu và mong đợi của tổ chức/cá nhân cũng như các bên quan tâm khác, ở mức độ có thể. Hoạt động cải tiến sẽ được thực hiện sau khi phân tích các số liệu liên quan đến: Các kết quả phân tích sẽ được sử dụng để đánh giá
|
|
|
9.1.2. Sự thỏa mãn của tổ chức/cá nhân |
Là một trong các biện pháp đo lường hiệu quả hoạt động của HTQLCL, Sở thực hiện kiểm soát các thông tin liên quan đến cảm nhận của tổ chức/cá nhân để đánh giá xem Sở có đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức/cá nhân không. Sở Công thương giao cán bộ trực 01 cửa tổ chức nội dung này thông qua phát hành phiếu thăm dò ý kiến (theo mẫu quy định của UBND tỉnh), tổ chức tổng hợp báo cáo định kỳ về lãnh đạo Sở Công thương. |
|
|
9.2. Đánh giá nội bộ |
Quý IV của năm trước hoặc Quý I của năm, thư ký ban chỉ đạo ISO tham mưu lập Kế hoạch đánh giá nội bộ, thành lập đoàn đánh giá và thông báo chương trình đánh giá chi tiết đến các phòng chuyên môn. Đoàn đánh giá thực hiện nguyên tắc kiểm tra chéo lẫn nhau, đối chiếu và so sánh giữa quy định và kết quả thực hiện, tập trung chỉ dẫn những sự không phù hợp tồn tại. Các phòng chuyên môn tiếp nhận sự chỉ dẫn, đưa ra các hành động khắc phục, cải tiến kịp thời Tài liệu liên quan: Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng (QT-03) |
|
|
9.3. Xem xét của lãnh đạo |
Sau khi có kết quả đánh giá nội bộ, lãnh đạo Sở Công thương tổ chức xem xét HTQLCL. Tập trung xem xét tính hiệu quả, hiệu lực hệ thống quản lý, những bất cập tồn tại, các đề xuất cải tiến... đưa ra các kết luận chỉ đạo kịp thời. Tài liệu liên quan: Quy trình xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng (QT-02.NB) |
|
|
10. CẢI TIẾN |
||
|
10.1. Khái quát |
Sở Công Tthương phải luôn xác định, lựa chọn cơ hội cải tiến các quá trình; điều chỉnh, ngăn chặn hoặc giảm những tác động không mong muốn trong mỗi quá trình có liên quan đến việc thiết lập, áp dụng và duy trì, và cải tiến HTQLCL. |
|
|
10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục |
Khi một sự không phù hợp xảy ra liên quan đến quá trình hay nội dung trách nhiệm nào đó, các bộ phận liên quan phải: 1. Nhận biết, có hành động để kiểm soát, xử lý hiện tượng của sự không phù hợp đó theo quy định, xem xét những hậu quả liên quan có thể để xử lý hậu quả đó. 2. Bộ phận phát hiện phải đánh giá liệu có cần phải phân tích nguyên nhân, tiến hành các hành động để loại trừ các nguyên nhân của sự không phù hợp này nhằm không để nó tái diễn hay xảy ra ở những nơi khác. Nếu thấy cần sẽ:
Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và tổ chức hành động khắc phục (QT-04) |
|
|
10.3. Cải tiến liên tục |
Sở Công thương thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, các hành động khắc phục và kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Tài liệu liên quan: Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội QT-02 Quy trình đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng QT-03 Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và tổ chức hành động khắc phục (QT-04) |
|
6. BIỂU MẪU
|
TT |
Ký hiệu biểu mẫu |
Tên biểu mẫu |
|
1 |
PL 01 |
Sơ đồ tương tác các quá trình Hệ thống quản lý chất lượng |
|
2 |
PL 02 |
Biểu mẫu theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông |
|
3 |
PL 03 |
Báo cáo mục tiêu chất lượng |
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
|
TT STT |
Tên hồ sơ |
Trách nhiệm |
Thời gian lưu |
|
1 |
Biểu mẫu theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông |
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả |
Theo quy định hiện hành |
|
2 |
Báo cáo mục tiêu chất lượng |
Thư ký ban chỉ đạo ISO |
3 năm |
