TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/Tài liệu

1

Lập danh sách nhu cầu sử dụng thiết bị:

Hàng năm căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị phục vụ công tác của cán bộ công chức, Trưởng các phòng lập danh sách nhu cầu sử dụng thiết bị nộp về Văn phòng sở

Trưởng các phòng  thuộc sở

Tháng 7 hàng năm

BM/QT-VP-02-01

2

Kiểm tra thực tế:

Lãnh đạo Văn phòng giao cho chuyên viên được phân công trực tiếp kiểm tra thực tế về nhu cầu sử dụng thiết bị của các phòng, nếu có sự sai khác thì quay lại bước 1

Lãnh đạo Văn phòng

02 ngày làm việc

3

Tổng hợp, lập kế hoạch trình Lãnh đạo sở

Sau khi tiến hành kiểm tra thực tế, tổng hợp đề nghị nhu cầu sử dụng trang thiết bị của các phòng, lập kế hoạch sử dụng năm, gửi phòng Kế hoạch tài chính – Tổng hợp trình Lãnh đạo sở

Văn phòng

01 ngày làm việc

BM/QT-VP-02-02

4

Ký duyệt: Lãnh đạo sở xem xét và cho ý kiến:

Nếu đồng ý thì chuyển tiếp bước 5

- Nếu không đồng ý quay lại bước 3

Lãnh đạo sở

01 ngày làm việc

5

Lập dự toán ngân sách năm, lưu hồ sơ:

Sau khi Lãnh đạo sở ký duyệt, Kế toán Văn phòng đưa vào dự toán ngân sách hàng năm của sở. Tiến hành lưu hồ sơ theo qui định

Kế toán -Văn phòng

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/kết quả

1

Lựa chọn nhà cung ứng:

Sau khi Lãnh đạo sở duyệt kế hoạch mua sắm thiết bị, Lãnh đạo Văn phòng giao cho chuyên viên được phân công thu thập các báo giá, lựa chọn nhà cung ứng thiết bị đảm bảo theo yêu cầu

Lãnh đạo Văn phòng

Theo kế hoạch mua sắm được duyệt

2

Thẩm định giá:

Sau khi lựa chọn nhà cung ứng thiết bị, lập bảng danh sách mua thiết bị với các mức giá theo bảng giá, Phòng quản lý giá thẩm định  

- Nếu phù hợp tiếp tục bước 3

- Nếu không phù hợp quay lại bước 1

Phòng Quản lý giá

03 ngày làm việc

3

Ký hợp đồng:

Phòng giá thẩm định danh sách các thiết bị do Văn phòng đề nghị, sau khi có kết quả thẩm định giá danh sách các thiết bị, Văn phòng làm các thủ tục chuyển lãnh đạo Sở ký hợp đồng

Lãnh đạo Sở

½  ngày làm việc

4

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra:

Lãnh đạo văn phòng theo dõi, kiểm tra việc triển khai thực hiện các điều khoản đã ký trong hợp đồng, kiểm tra chất lượng các thiết bị

Lãnh đạo sở, Văn phòng

Theo hợp đồng

5

Thanh toán, ghi thẻ tài sản, cập nhập danh sách thiết bị, lưu hồ sơ:

Sau khi kiểm tra chất lượng các thiết bị, tình hình thực hiện các điều khoản hợp đồng tiến hành thanh toán tiền theo điều khoản ký kết hợp đồng, ghi thẻ thiết bị, cập nhật danh sách thiết bị, tổ chức lưu hồ sơ theo qui định

Kế toán Văn phòng

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/Tài liệu

1

Lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ:

Căn cứ đặc điểm của từng thiết bị sử dụng, Văn phòng lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ hằng năm cho các thiết bị văn phòng sử dụng tại Sở

Văn phòng

Theo kế hoạch mua sắm được duyệt

BM/QT-VP-02-03

2

Xem xét, phê duyệt kế hoạch:

Văn phòng đề xuất kế hoạch bảo dưỡng, trình Lãnh đạo Sở ký duyệt cho phép thực hiện việc bảo dưỡng thiết bị của Sở theo định kỳ

Lãnh đạo Sở

03 ngày làm việc

3

Thông báo kế hoạch bảo dưỡng tới các Phòng, bộ phận liên quan – Triển khai bảo dưỡng thiết bị:

Đơn vị dịch vụ có trách nhiệm xây dựng chế độ bảo dưỡng đối với các thiết bị bao gồm các thông tin: thời gian (định kỳ), nội dung bảo dưỡng.

Văn phòng phối hợp với đơn vị dịch vụ thống nhất lịch bảo dưỡng chi tiết; lịch được gửi tới các đơn vị để bố trí thời gian bảo dưỡng phù hợp; Văn phòng căn cứ lịch để theo dõi, đôn đốc thực hiện.

Đơn vị dịch vụ có trách nhiệm phân công người thực hiện bảo dưỡng theo đúng thời gian và nội dung đã quy định

Văn phòng và đơn vị ( đơn vị quản lý thiết bị, ) thực hiện công việc

½  ngày làm việc

Các qui trình bảo dưỡng, sửa chữa liên quan

4

Nghiệm thu - Bàn giao thiết bị:

Sau khi đơn vị dịch vụ hoàn thành bảo dưỡng, cán bộ Văn phòng và Đại diện phòng/ bộ phận sử dụng thiết bị kiểm tra kết quả và nghiệm thu công tác bảo dưỡng

Đại diện đơn vị sử dụng, đơn vị thực hiện công việc

Theo hợp đồng

Biên bản nghiệm thu

BM/QT-VP-02-04

5

Thanh toán hợp đồng dịch vụ:

Sau khi hoàn tất nghiệm thu công tác bảo dưỡng, Văn phòng làm các thủ tục thanh toán hợp đồng dịch vụ

Văn phòng

Theo hợp đồng

6

Lưu hồ sơ:

Hồ sơ lưu quá trình bảo dưỡng thiết bị được lưu trong thời gian 10 năm tại Văn phòng bao gồm:

      + Kế hoạch bảo dưỡng thiết bị đã được phê duyệt

      + Hợp đồng dịch vụ thuê đơn vị bảo dưỡng và các hồ sơ thanh toán hợp đồng

            + Biên bản nghiệm thu công tác bảo dưỡng

Văn phòng

Sau khi kết thúc công việc

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/Tài liệu

1

Thông báo sự cố, viết phiếu đề nghị sửa chữa:

Người sử dụng thiết bị thông báo sự cố của thiết bị, viết phiếu đề nghị sửa chữa về Văn phòng

Người sử dụng thiết bị

Ngay sau khi sự cố

BM/QT-VP-02-05

2

Chuyên viên Văn phòng kiểm tra, đề xuất phương án xử lý:

Ngay sau khi nhận được thông báo về sự cố và phiếu đề nghị sửa chữa, Văn phòng Sở có trách nhiệm cử chuyên viên  đến kiểm tra thiết bị và viết phiếu đề xuất phương án mời đơn vị sửa chữa

Chuyên viên Văn phòng

Trong ngày làm việc

Biên bản kiểm tra

3

Phê duyệt phương án xử lý:

Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra phiếu đề xuất phương án xử lý và trình Lãnh đạo Sở phê duyệt

Lãnh đạo Văn phòng

Trong ngày làm việc

4

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc sửa chữa:

Chuyên viên được phân công trực tiếp theo dõi, kiểm tra việc sửa chữa, lập biên bản bàn giao ngay  khi đơn vị sửa chữa xong

Chuyên Văn phòng

Theo đề xuất

Biên bản bàn giao

5

Thanh toán, lưu hồ sơ:

Kế toán Văn phòng làm thủ tục thanh toán với đơn vị sửa chữa, lưu hồ sơ

Kế toán Văn phòng

1 ngày

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/Tài liệu

1

Báo cáo đề nghị thanh lý thiết bị:

Khi thấy thiết bị không còn nhu cầu sử dụng hoặc thiết bị hỏng không sử dụng được, Lãnh đạo các phòng, bộ phận lập báo cáo đề nghị thanh lý thiết bị, ghi rõ: tên, chủng loại thiết bị, tên người đang sử dụng thiết bị và chuyển TB về Văn phòng

Lãnh đạo các phòng

2

Kiểm tra, giao nhận thiết bị:

Trong vòng 3 ngày sau khi nhận được báo cáo của đơn vị:

     +  Đối với thiết bị còn có nhu cầu sử dụng: Căn cứ nhu cầu sử dụng thiết bị của đơn vị, Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra và trao đổi với lãnh đạo các phòng, bộ phận nhu cầu sử dụng thiết bị các đơn vị trong Sở để điều chuyển thiết bị. Kế toán có trách nhiệm cập nhật vào danh sách thiết bị.

            + Đối với thiết bị không còn nhu cầu sử dụng: Cán bộ văn phòng nhận thiết bị chuyển  kho CCDC

Lãnh đạo Văn phòng/ Chuyên viên được phân công

03 ngày làm việc

Biên bản kiểm tra

3

Tổng hợp; trình Lãnh đạo sở ký

Định kỳ hàng năm hoặc khi thấy có nhiều thiết bị không có nhu cầu sử dụng tồn trong kho, Lãnh đạo Văn phòng giao cho Chuyên viên được phân công lập danh sách thiết bị trong kho không sử dụng và đề nghị đơn vị dịch vụ có kỹ thuật đánh giá hiện trường. Căn cứ vào bảng tổng hợp đánh giá chất lượng tài sản, Văn phòng làm văn bản đề xuất xử lý trình Lãnh đạo Sở phê duyệt

Lãnh đạo Văn phòng

4

Triển khai thực hiện:

Thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở. Việc thanh lý được thực hiện theo đúng quy định hiện hành.

Trong vòng 10 ngày sau khi kết thúc đợt thanh lý, kế toán có trách nhiệm thu tiền thanh lý thiết bị và nộp tiền thu được từ việc thanh lý vào ngân sách, đồng thời ghi giảm tài sản trong danh sách tài sản của Sở

Kế toán Văn phòng