1. Mục đích
Quy trình này được biên soạn nhằm đảm bảo sự thống nhất về thủ tục tiếp nhận, xử lý, phân phối văn bản đến, ban hành văn bản đi tại cơ quan Sở Công Thương.
2. Phạm vi áp dụng
- Quy trình này được áp dụng đối với tất cả các văn bản đến và đi của Cơ quan Sở Công Thương.
- Văn Phòng là đơn vị giúp Lãnh đạo Sở Công Thương tổ chức thực hiện quy trình này.
3. Tài liệu tham chiếu
- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 28/3/2013 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010; sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Quyết định số 421/2015/QĐ-UBND ngày 17/9/2015 của UBND tỉnh Bắc Giang Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang.
- Quyết định số 64/QĐ-SCT ngày 01/3/2016 của Sở Công Thương về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang.
- Quyết định số 18/QĐ-SCT ngày 23/01/2015 của Sở Công Thương Ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Công Thương Tỉnh Bắc Giang.
4. Định nghĩa và Chữ viết tắt
4.1. Thuật ngữ:
- Lãnh đạo đơn vị là Trưởng, phó trưởng Phòng, Chánh Thanh tra, Phó Chánh thanh tra, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.
- Chuyên viên thụ lý là chuyên viên của Các đơn vị được Lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công văn hoặc công việc cụ thể.
4.2. Chữ viết tắt:
- CVP: Chánh Văn phòng
- CBCC: Cán bộ, Công chức.
- VBQPPL: Văn bản quy phạm pháp luật.
- CV: Công văn.
- QLVB: Hệ thống quản lý văn bản & điều hành công việc
5. Nội dung quy trình
5.1. Quy trình Xử lý công văn đến
|
TT |
Hoạt động |
Trách nhiệm |
Thời gian |
Biểu mẫu/kết quả |
|
1 |
Tiếp nhận văn bản: Văn thư là đầu mối tiếp nhận toàn bộ văn bản đến. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ đường bưu điện, gửi trực tiếp hoặc gửi qua fax, qua thư điện tử; mạng điện tử liên thông; Đóng dấu “văn bản đến”, ghi số và ngày văn bản đến vào sổ theo dõi sau đó trình Lãnh đạo Sở phân luồng và chỉ đạo xử lý. |
Văn thư |
Khi có văn bản đến |
Sổ theo dõi/phần mềm theo dõi văn bản đến |
|
2 |
Phân luồng và chỉ đạo xử lý công việc: Lãnh đạo Sở có trách nhiệm phân luồng kèm thời hạn xử lý văn bản đến hàng ngày (có thể ghi kèm các lưu ý khi cần thiết để có thể trao đổi cùng giải quyết nếu có vướng mắc). Trường hợp có phối hợp xử lý giữa các bộ phận với nhau thì ghi rõ bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm chính và bộ phận, cá nhân phối hợp. |
Lãnh đạo Sở |
Sau tiếp nhận văn bản tối đa ½ ngày (hoặc ngay sau khi tiếp nhận do tính cấp thiết của từng văn bản) |
|
|
3 |
Quét lên mạng và phân phối: Phân phối văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân dựa trên sự phê duyệt của Lãnh đạo Sở: + Phân phối qua mạng điện tử liên thông cho các bộ phận, cá nhân thực hiện. + Gửi văn bản gốc cho đơn vị chịu trách nhiệm lưu giữ theo phê duyệt của Lãnh đạo Sở. |
Văn thư |
Ngay sau khi lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo |
|
|
4 |
Khai thác văn bản qua mạng và tiếp nhận văn bản: Các bộ phận, cá nhân khai thác văn bản qua mạng điện tử và nhận văn bản từ Văn thư. |
Các bộ phận, CBCC được phân công |
Ngay sau khi có thông tin của Văn thư |
|
|
5 |
Xử lý công văn đến:Các chuyên viên được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu công văn và ý kiến chỉ đạo của cấp trên, thu thập các tài liệu, văn bản tham khảo và tiến hành các biện pháp xử lý thích hợp, báo cáo kết quả xử lý cho Lãnh đạo đơn vị |
Các bộ phận, CBCC được phân công |
Theo đúng tiến độ được lãnh đạo giao |
|
|
6 |
Lập hồ sơ công việc a) Các chuyên viên thụ lý phải lập "Hồ sơ công việc" đối với những công việc được phân công xử lý, giải quyết; b) Mỗi bộ hồ sơ công việc gồm có: Danh mục văn bản có trong hồ sơ; các văn bản, tài liệu được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản phản ánh rõ sự việc trong hồ sơ; tờ kết thúc hồ sơ |
Các bộ phận, CBCC được phân công |
Sau khi kết thúc công việc |
|
5.2. Quy trình Xử lý công văn đi
|
TT |
Hoạt động |
Trách nhiệm |
Thời gian |
Biểu mẫu/kết quả |
|
1 |
Tiếp nhận yêu cầu và Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở, báo cáo định kỳ hoặc thực hiện nội dung văn bản đến: bộ phận tham mưu thực hiện việc soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở hoặc xuất phát từ yêu cầu công việc mình phụ trách để xây dựng văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, hoặc trên cơ sở yêu cầu của văn bản đến, xây dựng văn bản trả lời, phúc đáp, báo cáo. |
Bộ phận chuyên môn, CBCC được phân công |
Theo yêu cầu chỉ đạo |
Văn bản hành chính |
|
2 |
Kiểm tra nội dung và hình thức văn bản: trên cơ sở mảng, lĩnh vực công tác mình được giao phụ trách, công chức kiểm tra sửa chữa, thay đổi (nếu cần) nội dung, hình thức công văn phù hợp. Ký nháy tại điểm kết thúc phần nội dung văn bản. |
Bộ phận chuyên môn, CBCC được phân công |
Sau hoàn thành văn bản hành chính |
|
|
3 |
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Khi văn bản của các bộ phận chuyên môn soạn thảo xong được chuyển cho Văn thư hoặc pháp chế kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo Sở ký, ban hành. |
Văn thư hoặc pháp chế |
Ngay sau khi tiếp nhận văn bản của bộ phận chuyên môn, CBCC được phân công |
|
|
4 |
Phê duyệt và ký ban hành văn bản: Lãnh đạo Sở xem xét nội dung văn bản, sửa chữa (nếu cần). |
Lãnh đạo Sở |
Sau tiếp nhận và kiểm tra văn bản |
|
|
5 |
Cho số công văn và đóng dấu: Văn thư cho số của văn bản đi, ghi ngày, tháng; nhân bản và đóng dấu; làm thủ tục phát hành |
Văn thư |
Ngay sau tiếp nhận văn bản được phê duyệt |
|
|
6 |
Gửi văn bản đi: Văn thư căn cứ nơi nhận của văn bản để thực hiện việc gửi, chuyển văn bản cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân. Cập nhật dữ liệu theo dõi văn bản đi trên hệ thống |
Văn thư |
Sau hoàn thành vào số, đóng dấu |
|
|
7 |
Lưu hồ sơ công việc a) Văn thư lưu bản gốc của CV đi (có chữ ký của Lãnh đạo phòng, đơn vị và LĐS) cùng các tài liệu liên quan (nếu có); b) Chuyên viên được phân công giải quyết lưu vào Hồ sơ công việc: bản thảo, các bản sửa (có ý kiến của Lãnh đạo phòng,các đơn vị và LĐS); 01 bản công văn đi và những văn bản liên quan trong quá trình xử lý công việc; c) Hồ sơ được lưu giữ tại đơn vị soạn thảo 01 năm, sau thời hạn đó phải nộp vào Lưu trữ Sở. Văn phòng Sở có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ và đôn đốc các phòng, đơn vị thực hiện nộp lưu trữ các hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nhà nước và của Sở |
Văn thư |
Sau khi kết thúc công việc |
|
6. LƯU HỒ SƠ
|
STT |
Nội dung hồ sơ |
Đơn vị lưu trữ |
Thời gian lưu |
|
1 |
Sổ/bản in lưu chiểu đăng ký văn bản đến |
Bộ phận Văn thư |
Theo quy định văn thư lưu trữ |
|
2 |
Sổ/bản in lưu chiểu đăng ký văn bản đi |
Bộ phận Văn thư |
|
|
3 |
Văn bản đến, văn bản đi |
Bộ phận Văn thư |
7. PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
Theo các biểu mẫu quy định của nghiệp vụ văn thư lưu trữ và phần mềm xử lý văn bản đi, đến.
