1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức nhận diện, đánh giá và giải quyết các rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến định hướng chiến lược, mục đích và các kết quả dự kiến trong Hệ thống quản lý chất lượng của Sở.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tại các phòng chuyên môn và các quá trình trong phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (điều 4.1, 4.2, 6.1)
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng.
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 31000:2011 Quản lý rủi ro - Nguyên tắc và hướng dẫn.
Bản mô tả mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.
Bối cảnh của tổ chức: sự kết hợp của các vấn đề bên trong và bên ngoài có tác động lên cách thức của tổ chức trong việc phát triển và đạt được các mục tiêu của mình. Mục tiêu của tổ chức có thể liên quan đến sản phẩm & dịch vụ, các hoạt động đầu tư và các hành vi đối với các bên quan tâm.
Bối cảnh bên trong: là môi trường bên trong trong đó tổ chức cố gắng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình. Bối cảnh bên trong của tổ chức bao gồm các giá trị, văn hóa, tri thức và sự thực hiện.
Bối cảnh bên ngoài: là môi trường bên ngoài trong đó tổ chức cố gắng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình. Bối cảnh bên ngoài của tổ chức bao gồm tất cả các nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm, cũng như môi trường xã hội, văn hóa, pháp lý, công nghệ, cạnh tranh.
Bên quan tâm: Người hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng, hoặc họ tự nhận thấy bị ảnh hưởng bởi một quyết định hoặc hành động.
Rủi ro: tác động bất lợi / tiêu cực của sự không chắc chắn ảnh hưởng tới khả năng của Tổ chức trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL.
Cơ hội: tác động có lợi / tích cực của sự không chắc chắn ảnh hưởng tới khả năng của Tổ chức trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL.
Quản lý rủi ro: là một hoạt động điều tra và phân tích mang tính hệ thống đối với các rủi ro tiềm ẩn, được kết hợp giữa các mức độ nghiêm trọng của khả năng xảy ra và hậu quả của chúng. Những yếu tố này được sử dụng để đánh giá rủi ro nhằm xác định sự ưu tiên của việc giảm thiểu các rủi ro.
Giảm thiểu rủi ro: là một kế hoạch được thiết lập nhằm giải quyết tất cả các rủi ro đã biết và tiểm ẩn và ngăn ngừa sự tái diễn.
5. NỘI DUNG
|
TT |
Hoạt động |
Trách nhiệm |
Thời gian |
Biểu mẫu/Kết quả |
|
1 |
Hoạch định phân tích bối cảnh: Ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm căn cứ tình hình chung về hoạt động của Sở, các rủi ro tiềm ẩn và cơ hội, xây dựng kế hoạch cho toàn cơ quan hoặc các quá trình, hoạt động cần thiết, tại các khu vực, phòng, bộ phận khác nhau theo BM-02-01 |
Ban chỉ đạo ISO |
Quý I hàng năm hoặc đột xuất |
Kế hoạch phân tích thực trạng và xác định rủi ro, cơ hội (BM-02-01) |
|
2 |
Phê duyệt: Lãnh đạo Sở xem xét và phê duyệt: - Trường hợp kế hoạch phù hợp, lãnh đạo Sở phê duyệt và chỉ đạo tổ chức thực hiện. - Ngược lại, Ban chỉ đạo ISO điều chỉnh phù hợp nhằm xác định rõ việc phân tích rủi ro, cơ hội và đưa ra hành động giải quyết. |
Lãnh đạo Sở |
Sau 7 ngày tiếp nhận kế hoạch |
|
|
3 |
Thành lập nhóm phân tích: Căn cứ kế hoạch, Ban chỉ đạo ISO tham mưu lãnh đạo Sở lựa chọn cá nhân thích hợp, có liên quan đến việc phân tích bối cảnh và xác định rủi ro, cơ hội, tham mưu Quyết định thành lập, trình phê duyệt và thông báo đến các thành viên có liên quan. |
Ban chỉ đạo ISO Lãnh đạo Sở |
Trước kế hoạch phân tích 3 ngày |
Quyết định thành lập nhóm phân tích |
|
4 |
Thực hiện phân tích thực trạng, xác định rủi ro và cơ hội: 5.4.1 Xem xét bối cảnh: Nhóm phân tích tổ chức họp, tập trung vào bối cảnh hoạt động thực tế, tiến hành xem xét: a. Bối cảnh bên ngoài: - Môi trường pháp lý bao gồm chính sách pháp luật nhà nước, các văn bản pháp luật chuyên ngành hiện hành có liên quan hoạt động chung của Sở và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm vi áp dụng hệ thống. - Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội trong và ngoài nước, tại tỉnh/thành phố hoặc địa phương. - Sự đổi mới trong hoạt động, ứng dụng CNTT, các phương pháp cải cách hành chính của các cơ quan cùng cấp ở các tỉnh, địa phương khác. - Sự tác động của các nhà thầu phụ, nhà cung cấp bên ngoài. b. Bối cảnh nội bộ: - Kết quả hoạt động trong nội bộ của Sở, có thể bao gồm: cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, liên phòng, bộ phận, những vấn đề bất cập nổi bật tác động vào các quá trình, hoạt động, hiệu quả công việc. - Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm (nhân lực, vật lực, tài lực). - Tình hình văn hóa công sở. - Tri thức của nguồn nhân lực (CBCC, người lao động). c. Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm: - Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân - Sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, cơ quan chủ quản - Các yêu cầu của các cơ quan phối hợp trong giải quyết công việc, giải quyết TTHC. - Nhu cầu, nguyện vọng của các nhà thầu phụ, nhà cung cấp bên ngoài. 5.4.2 Xác định rủi ro, cơ hội: Nhóm phân tích từ kết quả xem xét nêu trên, tiến hành nhận định vấn đề tác động vào Sở theo BM-02-02, trong đó xác định 03 mức độ rủi ro: a. Thấp: Mọi thứ đều ổn định, không có bất cập hoặc tác động ảnh hưởng đến Sở. Kết luận: Không phải là rủi ro hoặc cơ hội b. Cao: Có xuất hiện sự tích cực hoặc không tích cực có khả năng tác động đến Sở. Kết luận: Trường hợp tích cực là cơ hội, trường hợp không tích cực là rủi ro. c. Rất cao: Có xuất hiện tác động không tích cực đáng kể, gây ảnh hưởng diện sâu, rộng và thường xuyên, tác động vào việc tuân thủ quy định pháp luật, uy tín, hình ảnh của Sở Kết luận: Rủi ro và cần có hành động nhanh chóng, kịp thời. |
Nhóm phân tích |
Theo kế hoạch |
Bảng nhận diện, phân tích bối cảnh để xác định rủi ro, cơ hội (BM-02-02) |
|
5 |
Hoạch định giải quyết rủi ro và đánh giá hiệu lực: Nhóm phân tích sau nhận định, tiến hành thiết lập kế hoạch giải quyết rủi ro theo BM-02-03 (đưa ra các biện pháp, đối sách phù hợp), trong đó phải làm rõ: - Những hành động cụ thể sẽ đưa ra để thực hiện giải quyết rủi ro và cơ hội - Trách nhiệm cho từng hành động - Thời gian thực hiện - Kết quả dự kiến sẽ đạt được Lãnh đạo Sở phê duyệt kế hoạch và chỉ đạo việc thực hiện tại các phòng chuyên môn. Định kỳ (tối thiểu 01 năm/lần), triển khai đánh giá và xác nhận tính hiệu lực của kế hoạch. Trường hợp không đảm bảo đáp ứng, yêu cầu hành động khắc phục theo (QT-05) |
Nhóm phân tích
Lãnh đạo Sở |
Ngay sau khi có kết quả phân tích
Theo kế hoạch |
Kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội (BM-02-03) |
6. BIỂU MẪU
|
STT |
Ký hiệu biểu mẫu |
Tên biểu mẫu |
|
1 |
BM-HT-02-01 |
Kế hoạch phân tích thực trạng và xác định rủi ro, cơ hội |
|
2 |
BM-HT-02-02 |
Bảng nhận diện, phân tích bối cảnh để xác định rủi ro, cơ hội |
|
3 |
BM-HT-02-03 |
Kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội |
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
|
STT STT |
Tên hồ sơ |
Trách nhiệm |
Thời gian lưu |
|
1 |
Kế hoạch phân tích thực trạng và xác định rủi ro, cơ hội |
Ban chỉ đạo ISO, các phòng chuyên môn |
03 năm |
|
2 |
Bảng nhận diện, phân tích bối cảnh để xác định rủi ro, cơ hội |
||
|
3 |
Kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội |
