1. MỤC ĐÍCH:
Nhằm thống nhất nội dung các bước, cách thức thực hiện trong quá trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho tổ chức, công dân khi đến liên hệ giải quyết các thủ tục hành chính tại cơ quan Sở Công Thương.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Quy trình này áp dụng cho các hoạt động giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan Sở Công Thương.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Các Quyết định quy định chế độ thu, nộp và quản lý, sử dụng phí, lệ phí theo từng chuyên ngành;
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
- Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính Phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC.
- Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính Phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC
4. ĐỊNH NGHĨA, CÁC TỪ VIẾT TẮT
4.1. Định nghĩa:
Cơ chế một cửa là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước.
Cơ chế một cửa liên thông là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Trung tâm phục vụ hành chính công của một tỉnh
- NỘI DUNG :
|
TT |
Trình tự |
Trách nhiệm |
Thời gian |
Biểu mẫu/Kết quả |
|
Bước 1 |
Tiếp nhận hồ sơ: Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả của Sở Công thương có trách nhiệm tiếp nhận các hồ sơ hành chính theo danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của đơn vị mình. Trong quá trình tiếp nhận hồ cán bộ tiếp nhận hồ sơ có phải mặc đồng phục, đeo thẻ công chức theo quy định. - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, CBCC tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện TCCN bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (mẫu 02). - Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (mẫu 03) - Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, CBCC tiếp nhận hồ sơ lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (mẫu 01), cập nhật Sổ theo dõi (mẫu 06). Thực hiện giao nhận hồ sơ về cơ quan mình theo thời gian quy định |
Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả của Sở Công thương
Trung tâm PVHCC
|
Trong giờ hành chính |
- Các biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP
- Phần mềm hệ thống
|
|
Bước 2 |
*. Giải quyết hồ sơ Sở Công thương tiếp nhận và thực hiện giải quyết TTHC, trong đó: - Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, công chức chuyên môn trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thời gian. Thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ. - Đối với trường hợp thẩm định không đủ điều kiện giải quyết: CBCC giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định. - Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, CBCC giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi TCCN trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần |
Các phòng, đơn vị chuyên môn thuộc Sở
Trung tâm PVHCC |
Theo thời gian quy định của TTHC hoặc quy trình ISO đã ban hành
Khi có nguy cơ hoặc phát sinh chậm muộn |
- Các văn bản pháp luật chuyên ngành hiện hành
- Các biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP
|
|
Bước 3 |
Bàn giao kết quả giải quyết Nội dung bàn giao đối với từng loại hồ sơ cụ thể quy định trong các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tương ứng. - Thủ tục giao nhận kết quả: + Cán bộ chuyên môn và cán bộ trực tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm PVHCC có trách nhiệm ký sổ giao nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính. + Cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm cập nhật kết quả thực hiện thủ tục hành chính (bằng phần mềm). Khi cập nhật, phải SCAN kết quả đính kèm. Theo dõi và xác nhận chậm muộn: Cán bộ Trung tâm PVHCC theo dõi chặt chẽ việc bàn giao kết quả. Cập nhật trường hợp chậm muộn trên hệ thống, thông tin về việc mở phiếu xin lỗi tổ chức, công dân: + Không có kết quả bàn giao khi đã hết thời gian trên Giấy hẹn và hệ thống báo. + Thông tin đã hoàn thành giải quyết nhưng không có kết quả để chứng minh như bản SCAN trên hệ thống |
Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả của Sở Công thương
Trung tâm PVHCC |
Theo giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả |
Ký nhận: Sổ theo dõi hồ sơ (mẫu 06) và phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (mẫu 05)
Cập nhật hệ thống phần mềm
|
|
Bước 4 |
Trả kết quả cho tổ chức, công dân Trước khi trả hồ sơ cho tổ chức, công dân, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm hướng dẫn công dân, tổ chức nộp các khoản phí, lệ phí theo quy định trong các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tương ứng. Cập nhật hệ thống phần mềm để Trung tâm PVHCC theo dõi. |
Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả của Sở Công thương Trung tâm PVHCC |
Theo giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả |
Ký nhận: Sổ theo dõi hồ sơ (mẫu 06) Biên lai thu phí |
|
Bước 5 |
Tổng hợp và báo cáo Cán bộ Trung tâm tổng hợp và cập nhật kết quả giải quyết TTHC theo ngày, tuần, tháng (bao nhiêu hồ sơ đã giải quyết nhanh, đúng hạn, chậm hạn hoặc các sự cố phát sinh) trên hệ thống. Định kỳ, báo cáo về Lãnh đạo Sở |
Trung tâm PVHCC |
Hàng ngày |
|
6. BIỂU MẪU
- Các phụ lục theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP:
|
Mẫu số 01 |
Mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả |
|
Mẫu số 02 |
Mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ |
|
Mẫu số 03 |
Mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ |
|
Mẫu số 04 |
Mẫu Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả |
|
Mẫu số 05 |
Mẫu Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ |
|
Mẫu số 06 |
Mẫu Sổ theo dõi hồ sơ |
- Báo cáo công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
7. HỒ SƠ LƯU
|
TT |
Tên hồ sơ |
Trách nhiệm |
Thời gian |
|
1. |
Các dữ liệu liên quan đến kiểm soát, theo dõi giải quyết TTHC |
Trung tâm phục vụ hành chính công |
05 năm |
|
2 |
Mẫu theo thông tư 01/2018/TT-VPCP |
||
|
3 |
Các báo cáo tổng hợp định kỳ |
